在現代生活中，平衡工作與生活，似乎越來越像，一場沒有盡頭的馬拉松。早晨醒來，手機已經躺著滿滿的未讀訊息。待辦清單愈堆愈高、腦中還盤旋著各種家庭與工作瑣事……面對這樣的現實，我們常常焦慮不已，感覺怎麼做都做不完！
為了在這樣的壓力下找到出路，許多人開始尋求提升工作效率的方法。大衛·艾倫（David Allen）的著作《搞定》（Getting Things Done，簡稱GTD），提供了一套系統化的思考與實踐方法，幫助我們理清思緒，把複雜的任務，轉化為具體的行動，讓自己在繁忙中，也能保持從容。
《搞定》的作者大衛·艾倫，是一位著名的工作效率大師。在討論提高效率領域的書中，幾乎沒有人能夠略過這本書不提。大師認為，事情再多，只要遵循五個步驟，全部都可以搞定。
其實，大部分的人，都已經按照這五個步驟在處理事情。只不過，在步驟與步驟之間，連結很薄弱，有大幅改善的空間。《搞定》正是幫助我們，把這些零散的努力，串連起來，讓每件事都能順利有序地完成。
❤️思考優先於行動
要想完成結果，最有效的方法是先思考。
首先，要把腦袋清空，將所有令你掛心的事情，全都寫下來。因為，若是我們心中，一直惦記著某件事情，只是徒然浪費時間與精力，讓自己感到更焦慮。
接著，花2分鐘思考「下一步行動為何？」當我們釐清思緒，並做出決定後，大腦才會釋放掉這件工作，也才能放鬆。透過以上過程，就能將生活中的一堆「雜事」，轉化成具體的行動。
❤️「搞定」的5 個步驟
「搞定」的5 個步驟包括了「捕捉」、「理清」、「整理」、「回顧」、「執行」。
1.「捕捉」（capture）吸引我們注意力的事項
所謂的捕捉，就是蒐羅所有的「未竟事項」。這些事情，包括公事、私事、緊急的、不緊急的、大事、小事。
收集的工具愈精簡愈好，並且需要定期清空，避免成為新的壓力來源。
2.「理清」（clarify）每件事的意義與下一步行動
工具裡頭的雜事，除了需要要定期清空以外，更重要的是，整理後必須決定是否需要行動？
若答案是否定的，則將資料刪除、排入行事曆，或是將它歸檔；答案若是肯定的，則要確認即將採取的「下一步行動」。
3.「整理」（organize）上述結果，提出可行動的選項
在「下一步行動」中，若是能2分鐘內搞定的，就馬上執行。若是不能2分鐘內搞定的，則分為委派和延遲兩種。延遲執行的，若是知道執行時間，則將其填入行事曆當中。
在整理過後，我們會明白該掌握哪些事項，將它們轉化成清單和資料夾這兩種管理工具。
4.「回顧」（reflect）選項清單，接著做出抉擇
在紙上寫下要買的東西，和到店裡時還記得買，這是兩回事。因此，我們必須定時檢視清單或文件。在檢視過後，就可以將這些內容丟出腦外。
5.「執行」（engage）決定的行動
經過上述四個步驟後，我們就可以安心且有自信的開始行動。並且可以確保自己，能隨時隨地，做出合宜的選擇與行動。
而在執行決定的行動之前，可以按照四項準則來判別，分別是：情境、可用時間、可用精力，以及優先順序。
比如說，孩子們上學去的上午時段，是我精力較好，可用時間較完整的區塊，此時，我就應該把它用於，需要專注精神的閱讀和寫作。
❤️下一步行動
「每次都事先決定好確實可執行的下一步行動，且不會有其他必須先完成的環節冒出來時，專案才算具備了妥善的執行計劃。」
人們常常因為尚未充分構思細節、觀點與解決方案， 使得專案或任務停滯不前。而在閱讀的過程中，我發現釐清所有專案的「下一步行動」，是G D T之所以有效的重要關鍵動作。因為，當每件事都有具體明確的「下一步行動」，任務才不會卡在模糊與猶豫之間，也就能夠順利向前推進。
例如：你想要在家裡安裝新的印表機，那下一步行動就是，先上網瀏覽不同印表機的型號與價格。
💕寫在最後
透過大衛·艾倫提出的五個步驟，我們能夠更清晰地，看待生活中的各種挑戰，將繁瑣的雜事，轉化為具體的行動計畫。當我們學會有效地捕捉、理清、整理、回顧和執行，便能在忙碌的生活中找到一絲平靜，並逐步達成自己的目標。
我也從中學到了，作者做事有系統、有條理的態度。因為有標準流程，事情不會做到一半就沒下文。每件事情，在經過釐清之後，都有自己的「歸屬」，讓每件事情都能一一搞定。
總之，我們不需要一開始就完美執行GTD，從今天起，先試著每天花五分鐘「捕捉」待辦事項，或許你會驚喜地發現：高效與輕鬆，原來可以同時存在！
＃塔妮雅閱讀
＃2025年第93本
@商業周刊
本文第一次刊登於 Readmoo閱讀最前線
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